Welcome Book für B&B und Ferienhäuser: Was hineingehört, Abschnitt für Abschnitt

Das Welcome Book ist die Gästemappe der Unterkunft: alles, was Sie heute am Telefon, im Chat oder auf einem laminierten Blatt erklären. Es funktioniert, wenn es der Reihenfolge folgt, in der sich der Gast die Fragen stellt, nicht der, in der der Gastgeber daran denkt.

1. Vor der Anreise

• Genaue Adresse und ein Link zu einer Karte, mit der Stelle, an der man anhalten sollte, wenn die Straße eng ist oder in einer verkehrsbeschränkten Zone (ZTL) liegt;
• Check-in-Zeiten und was bei später Ankunft zu tun ist;
• Parken: wo, ob kostenpflichtig oder nicht, und was zu vermeiden ist;
• wie man mit Zug und Bus anreist, für alle, die nicht mit dem Auto kommen.

2. Gleich nach der Ankunft

• WLAN: Netzwerkname und Passwort, so geschrieben, dass man sie kopieren kann;
• wie Heizung, Klimaanlage, Warmwasser funktionieren;
• Hausregeln: Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere, externe Besucher;
• das Frühstück, falls es eines gibt: wo, wann, was inbegriffen ist.

3. Während des Aufenthalts

• Strände, Restaurants, Sehenswürdigkeiten: wenige eigene Tipps sind mehr wert als eine lange Liste;
• Veranstaltungen und nützliche Dienste: Notdienstapotheke, Notrufnummern;
• die direkten Kontaktdaten, mit den Zeiten, zu denen Sie antworten.

4. Bei der Abreise

• Check-out-Zeit und was mit Schlüsseln, Müll und Wäsche zu tun ist;
• die freundliche Bitte um eine Bewertung.

Drei Pflichten, an die auch die Gästemappe erinnern sollte

• Gästemeldung: Die Daten der Übernachtenden müssen über den Dienst Alloggiati Web der Polizia di Stato (der italienischen Staatspolizei) an die Questura gemeldet werden. Erklären Sie in der Gästemappe, welche Dokumente bei der Ankunft nötig sind: So vermeiden Sie Wartezeiten.
• CIN: Die nationale Identifikationsnummer muss außen an der Unterkunft und in jeder Anzeige stehen; sie auch in der Gästemappe zu nennen, schafft Vertrauen.
• Kurtaxe: Wo sie erhoben wird, wie in Gaeta, verlangt die Satzung, die Gäste über Tarife und Befreiungen zu informieren.

Fehler, die Gäste zum Telefon greifen lassen

• das WLAN-Passwort auf einem unscharfen Foto;
• Wegbeschreibungen für Leute, die die Stadt schon kennen;
• ein zwanzigseitiges PDF, das niemand auf dem Handy öffnet;
• veraltete Informationen: geänderte Frühstückszeiten, das geschlossene Restaurant.

Papier, PDF oder digital

Papier ist im Zimmer in Ordnung, lässt sich aber weder aktualisieren noch übersetzen. Ein PDF lässt sich aktualisieren, muss aber erneut verschickt werden und ist auf dem Handy schlecht lesbar. Eine digitale Gästemappe öffnet sich per QR-Code, lässt sich in der Sprache des Gastes lesen und ist in einer Minute korrigiert, wenn sich etwas ändert. Wenn Sie sehen möchten, wie einige Unterkünfte in Gaeta sie nutzen, finden Sie deren Gästemappen auf der Seite mit den Praxisbeispielen.

Weiterlesen

• Praxisbeispiele: die Gästemappen von Hotels und B&B in Gaeta
• CIN-Nummer: Was sie ist und wo sie hingehört
• Kurtaxe in Gaeta

Quellen

• Polizia di Stato — Alloggiati Web (Online-Gästemeldung der italienischen Staatspolizei)
• Normattiva — art. 13-ter del decreto-legge 145/2023 (CIN)