Welcome book per B&B e case vacanza: cosa scrivere, sezione per sezione
Le sezioni che servono davvero, nell’ordine in cui l’ospite le cerca, più tre obblighi di legge che è bene ricordare anche nella guida.
Il welcome book è la guida della casa: quello che oggi spieghi al telefono, in chat o su un foglio plastificato. Funziona quando segue l’ordine in cui l’ospite si fa le domande, non quello in cui le pensa chi gestisce.
1. Prima di arrivare
- Indirizzo esatto e un link a una mappa, con il punto in cui fermarsi se la strada è stretta o in zona a traffico limitato;
- orari di check-in e cosa fare se si arriva tardi;
- parcheggio: dove, a pagamento o no, e cosa evitare;
- come arrivare con treno e autobus, per chi non viaggia in auto.
2. Appena entrati
- Wi-Fi: nome della rete e password, scritti in modo che si possano copiare;
- come funzionano riscaldamento, aria condizionata, acqua calda;
- regole della casa: orari di silenzio, fumo, animali, ospiti esterni;
- la colazione, se c’è: dove, a che ora, cosa comprende.
3. Durante il soggiorno
- Spiagge, ristoranti, cosa vedere: pochi consigli tuoi valgono più di un elenco lungo;
- eventi e servizi utili: farmacia di turno, numeri di emergenza;
- i contatti diretti, con l’orario in cui rispondi.
4. Alla partenza
- orario di check-out e cosa fare con chiavi, rifiuti e biancheria;
- la richiesta, gentile, di una recensione.
Tre obblighi da ricordare anche nella guida
- Comunicazione degli ospiti: i dati di chi alloggia vanno comunicati alla Questura con il servizio Alloggiati Web della Polizia di Stato. Spiega nella guida quali documenti servono all’arrivo: si evitano attese.
- CIN: il codice identificativo nazionale va esposto fuori dalla struttura e in ogni annuncio; riportarlo anche nella guida dà fiducia.
- Imposta di soggiorno: dove è prevista, come a Gaeta, il regolamento chiede di informare gli ospiti di tariffe ed esenzioni.
Gli errori che fanno telefonare gli ospiti
- la password del Wi-Fi in una foto sfocata;
- indicazioni scritte per chi conosce già la città;
- un PDF di venti pagine che nessuno apre dal telefono;
- informazioni vecchie: l’orario della colazione cambiato, il ristorante chiuso.
Carta, PDF o digitale
La carta va bene in camera, ma non si aggiorna e non si traduce. Il PDF si aggiorna, ma va rimandato e dal telefono si legge male. Una guida digitale si apre con un QR, si legge nella lingua dell’ospite e la correggi in un minuto quando cambia qualcosa. Se vuoi vedere come la usano alcune strutture di Gaeta, trovi le loro guide nella pagina dei casi reali.
Approfondisci
- Casi reali: le guide di hotel e B&B di Gaeta
- Codice CIN: cos’è e dove va esposto
- Tassa di soggiorno a Gaeta
Fonti
Articolo scritto con l’ausilio dell’intelligenza artificiale a partire dalle fonti citate, sotto la responsabilità editoriale di ENEA Cloud. Norme, orari e prezzi possono cambiare: verifica sempre alla fonte.
