WhatsApp Business: Funktionen und Kosten

Wer ein B&B, ein Restaurant oder einen Strandbetrieb führt, bekommt schon heute Nachrichten auf WhatsApp: zum Reservieren, für den Weg, um zu fragen, ob heute Abend noch ein Tisch frei ist. Oft landen sie aber auf demselben WhatsApp wie Familie und Freunde und gehen dort unter. WhatsApp Business ist die Version für Betriebe: kostenlos herunterzuladen und in einer halben Stunde startklar.

Was es ist und was es kostet

Es gibt zwei Dinge mit ähnlichem Namen:

die WhatsApp Business App, kostenlos, für Android und iPhone. Sie ist für kleine Betriebe gedacht, in denen der Inhaber oder jemand vom Team den Kunden persönlich antwortet;
die WhatsApp Business Platform, für Unternehmen, die sehr viele Nachrichten bearbeiten oder sie mit eigener Software verbinden. Sie wird meist über einen Anbieter eingerichtet, und seit dem 1. Juli 2025 rechnet Meta pro Nachricht ab: Antworten an Personen, die Ihnen in den letzten 24 Stunden geschrieben haben, sind kostenlos, Werbenachrichten kosten.

Für ein B&B, eine Ferienwohnung, ein Restaurant oder einen Strandbetrieb reicht fast immer die App. Um sie geht es im Rest dieses Leitfadens.

Der Wechsel vom normalen WhatsApp

Dieselbe Nummer kann nicht gleichzeitig auf WhatsApp und auf WhatsApp Business laufen. Sie haben zwei Möglichkeiten:

Sie ziehen Ihre Nummer um zu WhatsApp Business: Die App kann Chats, Fotos und Einstellungen mitnehmen. Machen Sie vorher ein Backup, und denken Sie daran, dass beim Zurückwechseln nicht alles zurückkommt;
Sie nutzen eine eigene Nummer für den Betrieb: die sauberste Lösung, weil sie Arbeit und Privatleben trennt und Sie das Telefon an Ihre Vertretung weitergeben können.

Erster Schritt: das Unternehmensprofil

Das ist die Seite, die Kunden sehen, wenn sie auf Ihren Namen tippen. Füllen Sie sie vollständig aus: Name, Kategorie, Adresse, Öffnungszeiten, eine Beschreibung in zwei Zeilen, Website, E-Mail und ein gut erkennbares Foto, etwa das Logo oder den Eingang. WhatsApp selbst weist darauf hin, dass ein vollständiges Profil die Zahl der Rückfragen senkt.

Automatische Antworten: Begrüßung und Abwesenheit

Das sind zwei Nachrichten, die Sie einmal schreiben und die dann von selbst verschickt werden.

Die Begrüßungsnachricht erhält, wer Ihnen zum ersten Mal schreibt.
Die Abwesenheitsnachricht antwortet, wenn Sie es nicht können: immer, in einem Zeitraum Ihrer Wahl oder außerhalb der im Profil angegebenen Öffnungszeiten.

Zwei Beispiele zum Übernehmen und Anpassen:

Hallo, danke für Ihre Nachricht! Ich bin Maria vom B&B Il Golfo und antworte so schnell wie möglich, meist innerhalb einer Stunde. Hier finden Sie schon einmal den Hausführer mit Zeiten, Parken und Tipps: [Link]

Hallo! Gerade kann ich nicht antworten: Ich melde mich morgen ab 9 Uhr. Check-in, WLAN und Parken stehen im Hausführer: [Link]. In dringenden Fällen rufen Sie mich an: [Nummer].

Schnellantworten: die Fragen des Alltags

Schnellantworten sind gespeicherte Nachrichten, bis zu 50, die Sie aufrufen, indem Sie im Chat „/“ tippen und die passende auswählen. Sie werden nicht automatisch verschickt, aber Sie beantworten damit die Fragen, die jeden Tag kommen, in zwei Sekunden. Einige legt die App schon mit den Zeiten und der Adresse aus Ihrem Profil an. Ein paar Ideen:

/checkin: Anreisezeit und was zu tun ist, wenn man spät ankommt;
/parken: wo man das Auto abstellt und was man vermeiden sollte;
/reservieren: „Schreiben Sie mir Tag, Uhrzeit und Personenzahl, ich bestätige“;
/menu: der Link zur Online-Speisekarte.

Katalog, Labels, Link und QR-Code

Der Katalog zeigt bis zu 500 Produkte oder Leistungen mit Foto, Preis, Beschreibung und Link: die Zimmer eines B&B, die Tagesgerichte, die Sonnenschirme eines Strandbads.
Labels halten die Chats in Ordnung: „neuer Kunde“, „Buchung bestätigt“, „zurückrufen“.
Kurzlink und QR-Code erstellt die App: Wer sie öffnet, kann Ihnen schreiben, ohne Ihre Nummer zu speichern. Platzieren Sie sie in der Instagram-Bio, auf der Website, auf der Visitenkarte, an der Kasse oder an der Tür.

Wenn automatische Nachrichten nicht reichen

Begrüßung und Abwesenheit sind feste Texte: Sie sagen immer dasselbe. Schnellantworten wiederum setzen voraus, dass Sie am Telefon sind. Die echten Fragen kommen aber um elf Uhr abends, oft in einer anderen Sprache: „Wie lautet das WLAN-Passwort?“, „Wird die Haustür abgeschlossen?“, „Wo isst man hier in der Nähe guten Fisch?“.

Am einfachsten ist es, in die Begrüßungs- und in die Abwesenheitsnachricht den Link zu einem digitalen Gästeführer Ihrer Unterkunft zu setzen, in dem alle Informationen ein für alle Mal stehen. Gibt es darin einen KI-Assistenten, der nur mit Ihren eigenen Angaben antwortet, bekommt der Gast seine Antwort zu jeder Uhrzeit und in seiner Sprache, ohne auf Sie zu warten.

Für Fragen zur Stadt können Sie Ihren Gästen in Gaeta Enea auf WhatsApp empfehlen, den kostenlosen Concierge von Scopri Gaeta: Veranstaltungen, Strände, Parkplätze, ZTL und Busfahrpläne.

Hier helfen wir Ihnen

Mit ENEA Cloud erstellen wir den digitalen Gästeführer Ihrer Unterkunft, mit dem Assistenten, der Ihren Gästen antwortet. Den Link setzen Sie in die Begrüßungsnachricht von WhatsApp Business, und viele Fragen sind beantwortet, bevor sie bei Ihnen ankommen. Die Unterkünfte, die ihn in Gaeta schon nutzen, finden Sie bei unseren Praxisbeispielen.

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Quellen

Dieser Artikel wurde mithilfe künstlicher Intelligenz auf Grundlage der genannten Quellen verfasst, unter der redaktionellen Verantwortung von ENEA Cloud. Vorschriften, Zeiten und Preise können sich ändern: Prüfen Sie sie immer an der Quelle.

WhatsApp Business für Ihren Betrieb: wie es funktioniert, was es kostet, automatische Antworten