WhatsApp Business : fonctionnement et coûts

Si vous tenez un B&B, un restaurant ou une plage privée, vos clients vous écrivent déjà sur WhatsApp : pour réserver, demander le chemin, savoir s’il reste une table ce soir. Mais ces messages arrivent souvent sur le même WhatsApp que la famille et les amis, et s’y perdent. WhatsApp Business est la version pensée pour les établissements : elle se télécharge gratuitement et elle est prête en une demi-heure.

Ce que c’est et combien ça coûte

Deux choses portent un nom proche :

l’application WhatsApp Business, gratuite, pour Android et iPhone. Elle est pensée pour les petits établissements où le patron, ou quelqu’un de l’équipe, répond lui-même aux clients ;
la WhatsApp Business Platform, pour les entreprises qui gèrent beaucoup de messages ou les relient à leurs propres logiciels. Elle passe généralement par un prestataire et, depuis le 1er juillet 2025, Meta la facture au message : les réponses aux personnes qui vous ont écrit dans les dernières 24 heures sont gratuites, les messages promotionnels sont payants.

Pour un B&B, une location de vacances, un restaurant ou une plage privée, l’application suffit presque toujours. La suite de ce guide parle d’elle.

Passer du WhatsApp classique

Un même numéro ne peut pas être sur WhatsApp et sur WhatsApp Business en même temps. Deux possibilités :

transférer votre numéro sur WhatsApp Business : l’application peut reprendre vos discussions, photos et réglages. Faites d’abord une sauvegarde, et sachez que revenir en arrière ne récupère pas tout ;
utiliser un numéro dédié à l’établissement : le choix le plus net, car il sépare le travail de la vie privée et vous pouvez laisser le téléphone à la personne qui vous remplace.

Première étape : le profil professionnel

C’est la fiche que le client voit en touchant votre nom. Remplissez-la entièrement : nom, catégorie, adresse, horaires d’ouverture, une description de deux lignes, site, e-mail et une photo reconnaissable, comme le logo ou l’entrée. WhatsApp rappelle lui-même qu’un profil complet réduit les questions que vous recevez.

Les réponses automatiques : accueil et absence

Ce sont deux messages que vous écrivez une fois et qui partent tout seuls.

Le message d’accueil est envoyé à qui vous écrit pour la première fois.
Le message d’absence répond quand vous ne pouvez pas le faire : toujours, pendant une période que vous choisissez, ou en dehors des horaires d’ouverture indiqués dans le profil.

Deux exemples à copier et à adapter :

Bonjour, merci pour votre message ! Je suis Maria du B&B Il Golfo et je vous réponds dès que possible, en général dans l’heure. En attendant, voici le guide de la maison, avec les horaires, le stationnement et nos conseils : [lien]

Bonjour ! Je ne peux pas répondre pour le moment : je vous écris demain à partir de 9 h. Arrivée, Wi-Fi et stationnement sont dans le guide de la maison : [lien]. En cas d’urgence, appelez-moi au [numéro].

Les réponses rapides : les questions de tous les jours

Les réponses rapides sont des messages enregistrés, jusqu’à 50, que vous appelez en tapant « / » dans la discussion et en choisissant le bon. Elles ne partent pas toutes seules, mais elles vous permettent de répondre en deux secondes aux questions qui reviennent chaque jour. L’application en prépare déjà quelques-unes avec les horaires et l’adresse du profil. Quelques idées :

/arrivee : l’heure d’arrivée et que faire en cas d’arrivée tardive ;
/parking : où laisser la voiture et ce qu’il faut éviter ;
/reserver : « Envoyez-moi le jour, l’heure et le nombre de personnes, je vous confirme » ;
/menu : le lien vers le menu en ligne.

Catalogue, étiquettes, lien et QR code

Le catalogue présente jusqu’à 500 produits ou services, avec photo, prix, description et lien : les chambres d’un B&B, les plats du jour, les parasols d’une plage.
Les étiquettes mettent de l’ordre dans les discussions : « nouveau client », « réservation confirmée », « à rappeler ».
Le lien court et le QR code sont créés par l’application : qui les ouvre peut vous écrire sans enregistrer votre numéro. Mettez-les dans la bio Instagram, sur le site, sur la carte de visite, à la caisse ou sur la porte.

Quand les messages automatiques ne suffisent pas

Accueil et absence sont des textes fixes : ils disent toujours la même chose. Les réponses rapides, elles, demandent que vous soyez au téléphone. Or les vraies questions arrivent à onze heures du soir, souvent dans une autre langue : « Quel est le mot de passe du Wi-Fi ? », « La porte d’entrée se ferme à clé ? », « Où manger du poisson près d’ici ? ».

Le plus simple est de mettre dans le message d’accueil et dans celui d’absence le lien vers un guide numérique de l’établissement, avec toutes les informations écrites une fois pour toutes. Si ce guide contient un assistant IA qui répond uniquement avec ce que vous avez écrit, le voyageur obtient sa réponse à toute heure et dans sa langue, sans vous attendre.

Pour les questions sur la ville, si vous êtes à Gaeta, vous pouvez conseiller à vos hôtes Enea sur WhatsApp, le concierge gratuit de Scopri Gaeta : événements, plages, parkings, ZTL et horaires des bus.

Là, on vous aide

Avec ENEA Cloud, nous préparons le guide numérique de votre établissement, avec l’assistant qui répond aux voyageurs. Vous mettez le lien dans le message d’accueil de WhatsApp Business, et beaucoup de questions trouvent leur réponse avant d’arriver jusqu’à vous. Les établissements qui l’utilisent déjà à Gaeta figurent parmi nos cas réels.

Pour aller plus loin

Sources

Article rédigé avec l’aide de l’intelligence artificielle à partir des sources citées, sous la responsabilité éditoriale de ENEA Cloud. Les règles, horaires et prix peuvent changer : vérifiez toujours à la source.

WhatsApp Business pour votre établissement : comment ça marche, combien ça coûte, réponses automatiques